¿Qué puedo hacer para gestionar eficientemente el tiempo?
Reflexiona: Si el día tuviera… 26 horas ¿a qué dedicarías esas dos horas extra? Y si tuviera 22 horas ¿de qué prescindirías? Si bien cada caso es particular a continuación se exponen algunas prácticas que han funcionado y que pueden ser adaptadas para cada quien:
Gestiona los pensamientos que tienes acerca del tiempo. Cambiar pensamientos y la forma de hablar acerca de la gestión del tiempo “No tengo tiempo”, “No puedo parar un momento”. Sí que tienes tiempo; tienes tiempo para lo que tú elijas.
Por la mañana antes de empezar a trabajar, invierte 5 ó 10 minutos para pensar 3 objetivos profesionales, 3 objetivos personales y 3 objetivos sociales para tu día. De esa manera cuidarás todas las áreas de tu vida.
Cuando trabajes desde casa crea una rutina. Piensa en rituales que te ayuden a definir el comienzo y el fin de tu día de trabajo. Por ejemplo, haz la cama, toma una ducha, cámbiate la ropa de dormir o vístete cada mañana como si fueras a ir a un sitio de trabajo, Cuando hayas terminado el trabajo del día, cámbiate de ropa, si te es posible sal a caminar o maneja a algún lugar (como sustituto de tu viaje diario normal) o haz alguna actividad familiar. También puede ayudarte comenzar y terminar el trabajo a aproximadamente la misma hora cada día.
Ejercita tu voluntad. Cuídate comiendo bien y haciendo ejercicio. Resistir la tentación de hacer lo contrario te ayudará cuando necesites la disciplina para fijar los límites entre tu trabajo y tu vida personal.
Identifica tus ladrones de tiempo para poder combatirlos. Por ejemplo, el desorden, la procastinación, las reuniones que se alargan, imprevistos, improvisación, televisión, internet, email, teléfono.
Minimiza las interrupciones, las distracciones. Estar realmente presente es la clave para generar un tiempo de calidad. Si estás trabajando desde casa por la pandemia, y también tienes familia en casa, intenta establecer pautas para las interrupciones. Si tus hijos son pequeños, probablemente tendrás que hablar con ellos con frecuencia cuando estás trabajando y no puedes jugar, y también tendrás que inventar actividades o distracciones temporarias para ellos. Si hay más de una persona cuidándolos en casa, quizás puedas turnarte para cuidar de los niños. Tal vez también puedas recordarle a la familia y a los amigos cuáles son los horarios en el día en que puedes hablar y enviar mensajes de texto, y cuándo no puedes hacerlo.
Es importante tener presente que nunca llegaremos a eliminar por completo las interrupciones, seguiremos recibiendo llamadas de teléfono, mensajes en el celular o alguien se nos acercará para hablar o pedir algo, pero es imprescindible romper esa cadena. No hacer nada sólo agravará el problema. ¿Cómo hacerlo? El único modo es tener un Plan para las interrupciones, entre otras cosas puede tratarse de dejar un espacio en cada una de nuestras jornadas para solucionar todos aquellas cosas imprevistas que aparecen durante el día. Dejando este espacio de tiempo y gestionándolo como otra rutina más, conseguiremos también tener un muelle dentro de nuestra jornada, para atender y derivar los pequeños imprevistos en ese momento concreto del día y conseguir que no interrumpan otras tareas a las que nos estamos dedicando en ese preciso instante.
Si tienes un supervisor / jefe, conversa con él o ella sobre sus expectativas para tu disponibilidad así como los obstáculos que quizás enfrentes en casa. Pregunta qué hora es aceptable para dejar de revisar tus emails de trabajo o responder a las solicitudes que se te hagan en el trabajo. Resulta útil acordar un horario alternativo con flexibilidad, que te permita pasar algo de tiempo cuidando a tus hijos durante el día, y que compenses esas horas en otro momento.
Piensa antes de hacer clic en «Enviar». Trabajar desde casa quizás signifique que debes enviar un email, un mensaje o un texto cada vez que quieres hablar con un colega. Reduce la carga para tus colegas aclarando cuándo un pedido es urgente o importante. Si tu posición es de liderazgo, considera cómo puede afectar la capacidad de tus empleados de relajarse y disfrutar de su tiempo sin trabajar si les envías emails tarde por la noche.
Determina tus “Islas de libertad”, aquellos espacios donde te permites crear sin que dé resultados necesariamente, generando nuevos productos/servicios.
Programa espacios para el descanso y evita, así, sobrecargarte. Trabajar todo el tiempo no es bueno para ti, ni para tu familia
Aprende a decir que “NO” y a delegar eficazmente.
Por último como coach dejo algunas preguntas para acompañarte en la gestión del tiempo:
- ¿Cuántas cosas intentas hacer en una sola jornada? Escribe una lista de los aspectos de tu trabajo que te llevan tiempo
- ¿Cómo determinas cuánto tiempo te llevará una actividad?
- ¿Cómo estableces prioridades?
- ¿A qué cosas dices “no”?
- ¿Qué sería ser realista respecto a tu tiempo?
- ¿Qué actividades de tu vida/trabajo son prioritarias?
- ¿Qué te gusta más hacer de todos los asuntos que son de tu competencia?
- ¿Sabes delegar?
- ¿Qué necesitas que ocurra para que determinadas actividades no acaben en la lista de cosas urgentes o importantes?
- ¿Qué te gusta hacer en tu tiempo libre?
- ¿Qué es lo que más te gusta de hacer eso?
