Por Lina Arboleda
Especialista en Gerencia Empresarial Coach Profesional / Coach Ejecutivo y Organizacional.
Según el Diccionario de la lengua española editado y elaborado por la Real Academia Española, la palabra aliar viene del latín alligare “atar”
- tr. Unir o coligar a una persona, colectividad o cosa con otra, para un mismo fin.
- prln. Dicho de una persona o entidad: Unirse o coligarse con otra para un mismo fin.
Cómo logramos que el tiempo sea nuestro aliado, un amigo que esté unido a nosotros para conseguir nuestros objetivos? Podemos convertirlo en nuestro aliado cuando nos damos cuenta que el tiempo sólo tiene valor si hacemos algo con él y que no tenemos una cantidad limitada de tiempo al día, lo que tenemos es una cantidad limitada de energía que se puede usar. Significa que tenemos que decidir conscientemente a dónde irá esa energía, de allí la importancia de gestionar el tiempo para conseguir las cosas que queremos, las tareas, objetivos y proyectos personales y profesionales que realmente nos importen, es decir nuestras prioridades.
A diario la mayoría de nosotros tenemos y queremos realizar una gran cantidad de cosas, ampliamos más y más nuestra “lista de pendientes” ya de por sí completa y esto no es nuevo, no es producto de la situación especial que actualmente vivimos. El problema es que no se puede hacer todo, porque no hay tiempo para todo. No falta tiempo, sobran actividades.
Entonces ¿Que es el tiempo? ¿Cómo se mide, dónde se encuentra?
El autor Norbert Elias, en su obra Sobre el tiempo, plantea que la noción del tiempo no encuentra su respuesta inmediata con una asociación a un reloj, ya que dicho aparato, no es el tiempo ni su representación, sino un medio por el cual se mide aquello que es el tiempo. El ser humano emplea el reloj o el calendario como un medio de regulación de comportamientos, conductas, compromisos y actividades de cualquier índole. En palabras del autor “los relojes no son el tiempo. Se enfrenta uno aquí con un problema peculiar: la cuestión sobre la relación entre el reloj y el tiempo”.
No podemos ver ni sentir, ni escuchar, ni gustar, ni olfatear al tiempo, una hora es “invisible” ¿Cómo puede medirse algo que los sentidos no pueden percibir? El escritor Michael Ende por medio de la historia de Momo, nos explica metafóricamente en qué reside la problematización y sentido que tiene el tiempo, ya que, “existe una cosa muy misteriosa, pero muy cotidiana. Todo el mundo participa de ella, todo el mundo la conoce, pero muy pocos se ponen a pensar en ella. Casi todos se limitan a tomarla como viene, sin hacer preguntas. Esta cosa es el tiempo. Hay calendarios y relojes para medirlo, pero eso significa poco, porque todos sabemos que, a veces, una hora puede parecernos una eternidad, y otra, en cambio, pasa en un instante; depende de lo que hagamos durante esa hora. Porque el tiempo es vida. Y la vida reside en el corazón”.
La gestión del tiempo
No gestionar el tiempo nos separa de las cosas que de verdad queremos conseguir. Recordemos que cada uno de nosotros dispone de 24 horas al día. Otra cosa es lo que hacemos cada uno de nosotros con ese tiempo. La sensación de no tener tiempo aparece cuando no estoy haciendo lo que realmente es importante para mí, es decir no estoy gestionando bien mis prioridades.
Actualmente si trabajamos desde casa quizá lleguemos a sentirnos como que trabajamos continuamente, es importante entonces aprender a fijar límites tanto para el trabajo como para las obligaciones personales, además de aprender a cómo evitar el aislamiento profesional mientras se hace distanciamiento físico.
¿Cuál es el problema de esto? Que, como en tantas otras cosas, hay que elegir, el problema no es el tiempo, sino la escala de prioridades que cada uno tiene. El tiempo es un bien mucho más valioso de lo que somos conscientes, nos conviene plantearnos más seriamente en qué queremos emplearlo y en qué no.
Lo Urgente Versus lo Importante
En el momento que tenemos muchas tareas para realizar y además se nos acumulan comenzamos a agobiarnos y a crearnos estrés. Una forma de evitar entrar en este torbellino de emociones negativas y frustración es diferenciando lo que es urgente de lo que es importante.
Cuando decimos que algo es urgente es porque tenemos que prestarle una atención inmediata, pues generalmente no nos queda mucho tiempo para hacerlo. Las tareas urgentes tienen una fecha límite y normalmente hemos esperado hasta el último momento para pensar en ellas. “Tengo que comprarle un regalo, hoy es su cumpleaños”, “tengo que estudiar, mañana es el examen”, “tengo que preparar la reunión, esta tarde los cité por Zoom”.
Con frecuencia las cosas que creemos urgentes nos impiden ver las que son realmente importantes. Cada quien considera importantes unas cosas diferentes, pero todos coincidimos en que son ésas que tienen que ver con nuestros objetivos, con lo que nos hace sentir bien, con lo que aporta a nuestra misión en la vida. ¿Por qué entonces las dejamos en el fondo del armario cubiertas por las miles de urgencias que nos creamos a diario?
Como una práctica personal, a continuación te invito a hacer una lista de las cosas que tienes programadas para la siguiente semana. Comprueba cuáles de ellas son urgentes y cuáles son importantes, y clasifica estas tareas en:
• Importante y urgente.
• Importante pero no urgente.
• Urgente pero no importante.
• Ni urgente ni importante.
Cuida de priorizar de forma acertada, con arreglo a lo que tú realmente quieres hacer. Una vez valoradas las tareas puedes colocarlas en la siguiente matriz denominada: “Matriz Eisenhower” para ver en qué lugar se sitúan. En esta matriz 2×2, el eje horizontal X es la urgencia y el eje vertical Y la importancia.
Cuando algo es urgente e importante: HAZLO AHORA.
Cuando algo es importante pero no urgente: DECIDE, AGÉNDALO, PLANIFICA.
Cuando algo es urgente pero poco importante: DELEGA.
Cuando algo no es importante ni urgente: ELIMÍNALO.
Cuando algo es importante y es urgente hazlo ahora, pues significa que es importante para la consecución de tus objetivos, ya sean personales o laborales y además corres un riesgo si no lo realizas a tiempo. Cuidado con este cuadrante, no conviene saturarlo, ya que estarás todo el día agobiado haciendo tareas sin parar presionado por la urgencia. Las personas que llenan este cuadrante de tareas no tienen tiempo para ellas mismas y están viviendo al límite siempre.
En el cuadrante de importancia alta y urgencia baja, puedes decidir – planificar aquí están las tareas que sabes que tienes que hacer para alcanzar los objetivos, pero que no son de una alta urgencia sino que puedes agendarlas para los días sucesivos sin problema. El cuidado aquí radica en que si este cuadrante está lleno de tareas, corres el riesgo de no pasar a la acción y no realizar las tareas importantes.
Al clasificar algo de urgencia alta e importancia baja, delega. Hay personas que se empeñan en hacerlo todo y no se dejan ayudar, en ocasiones porque piensan que todo es cosa suya y no quieren molestar, o tal vez porque no confían en que otros lo puedan hacer igual que ellos. Puede que te sea útil preguntarte qué funciones son responsabilidad tuya y cuáles te convendría delegar. ¿Hasta qué punto las cosas dependen de ti? ¿Qué pasaría si las hiciera otra persona? ¿Qué ganarías cediendo tareas a los demás? ¿Para qué quieres hacer tú todo eso?
Contar con el apoyo de las personas que nos rodean no tiene nada de malo, siempre y cuando se sepa hasta qué punto se está delegando y hasta qué punto abusando. Según el principio de Pareto, el 20% de nuestro esfuerzo, produce el 80% de los resultados. Esto quiere decir que muchas de las cosas que hacemos no son realmente productivas, ni tienen un resultado positivo y provechoso para nosotros. Por eso, es clave centrarse en realizar aquello que produce el mayor resultado y saber delegar.
A continuación quedan las cosas de importancia baja y urgencia baja, aquí se elimina. Estas son las típicas de “algún día tengo que…”, que sabes que podrías hacerlas pero que realmente hay cosas más importantes y urgentes que merecen más tu trabajo. Estas tareas pueden convertirse en tareas de diferentes cuadrantes con el paso del tiempo así que vigílalas de vez en cuando.
Fin de la primera parte.
